Softskill - Komunikasi Bisnis

Tugas 3

Kelompok 6

Materi Bab 11-12 : Komunikasi Lisan dan Negosiasi

11.1 Komunikasi Lisan dalam Rapat

Di dalam pertemuan dan rapat setiap peserta harus menyadari posisinya dalam forum tersebut. Tiap peserta hendaknya:

1. Mampu berkomunikasi secara jujur, terbuka dan bertanggung jawab.

2. Mampu berperan sebagai komunikator yang berpartisipasi aktif namun tidak memonopoli pembicaraan.

3. Mampu berperan sebagai komunikan yang sangat responsif namun tidak emosional.

4. Mampu berperan sebagai penyelaras yang sangat bijaksana dan adil namun tidak kehilangan pendirian.

5. Mampu mengendalikan diri, dan menghindarkan terjadinya debat serta tidak berbicara bertele-tele.

11.2 Komunikasi Lisan dalam Wawancara

Wawancara pada dasarnya adalah obrolan biasa, hanya saja dengan topik tertentu, dan ada pihak yang lebih dominan bertanya (pewawancara) dan pihak lain dominan menjawab, menjelaskan, atau memberi informasi (narasumber). Wawancara sangat penting dalam penelitian kualitatif, karena ia merupakan sarana atau teknik pengumpulan data/informasi. Setiap pengumpulan data kualitatif hampir selalu membutuhkan wawancara dengan sumber informasi, misalnya saksi mata, pelaku, pengamat, korban dan sebagainya. Wawancara adalah salah satu teknik meliput, selain terjun langsung ke lapangan atau tempat kejadian peristiwa dan studi literatur atau studi kepustakaan. Etika dalam wawancara di antaranya adalah, (1) sebutkan/perkenalkan identitas diri, (2) jelaskan tujuan wawancara, (3) datang tepat waktu, konfirmasi bila terlambat, dan (4) menghormati permintaan responden, buat secara tertulis. 

Sikap dalam wawancara yang perlu diperhatikan:

1.      Fokus pada lawan bicara.

2.      Fokus pada pembicaraan.

3.      Tidak boleh memotong pembicaraan.

4.      Gunakan volume suara yang baik (berbicara tidak terlalu keras).

5.      Sabar.

6.      Lakukan verifikasi jika ada kekurangan.

7.      Jangan menyakiti hati responden.

8.      Hindari bahasa menggurui responden.

9.      Hindari kata-kata kasar (kotor).

10.  Bersikap ramah.

11.  Hindari sikap rakus.

12.  Hidari tatapan yang menyelidik/melotot/clingak-clinguk.

13.  Ucapkan terima kasih.

11.3 Komunikasi Lisan dalam Bernegosiasi

Negosiasi diartikan sebagai proses yang melibatkan upaya seseorang untuk merubah atau tidak merubah sikap dan perilaku orang lain. Sedangkan pengertian yang lebih rinci menunjukkan bahwa negosiasi merupakan proses untuk mencapai kesepakatan yang menyangkut kepentingan timbal balik dari pihak-pihak dengan sikap, sudut pandang, dan kepentingan-kepentingan yang berbeda satu sama lain. Negosiasi, baik yang dilakukan oleh seorang pribadi dengan pribadi lainnya, maupun negosiasi antara kelompok dengan kelompok (atau antar pemerintah), senantiasa melibatkan pihak-pihak yang memiliki latar belakang berbeda dalam hal wawasan, cara berpikir, corak perasaan, sikap dan pola perilaku, serta kepentingan dan nilai-nilai yang dianut. Pada hakikatnya negosiasi perlu dilihat dari konteks antar budaya dari pihak yang mela-kukan negosiasi, dalam artian perlu komunikasi lisan, kesedian untuk memahami latar belakng, pola pemi-kiran, dan karakteristik masing-masing, serta kemudian berusaha untuk saling menyesuaikan diri.

Agar dalam berkomunikasi lebih efektif dan kena sasaran dalam negosiasi bisnis harus dilaksanakan dengan melalui beberapa tahap yakni:

1. Fact-finding, mengumpulkan fakta-fakta atau data yang berhubungan dengan kegiatan bisnis lawan sebelum melakukan negosiasi.

2. Planning/rencana, sebelum bernegosiasi/berbicara susunlah dalam garis besar pesan yang hendak disampaikan. Berdasarkan kerangka topik yang hendak dibicarakan rincilah hasil yang diharapkan akan teraih. Berdasarkan pengenalan Anda terhadap lawan tersebut, perkirakan/bayangkan kemungkinan reaksi penerima pesan/lawan berbicara terhadap apa yang Anda katakan.

3. Penyampaian, lakukan negosiasi/sampaikan pesan dalam bahasa lawan/si penerima. Usahakan gunakan istilah khas yang biasa dipakai oleh lawan negosiasi kita. Pilihlah kata-kata yang mencerminkan citra yang spesifik dan nyata. Hindari timbulnya makna ganda terhadap kata yang disampaikan.

4. Umpan balik, negosiator harus menguasai bahasa tubuh pihak lawan. Dengarkan baik-baik reaksi lawan bicara. Amati isyarat prilaku mereka seperti: angkat bahu, geleng–geleng kepala, mencibir, mengaggguk setuju. Umpan balik dapat untuk mengetahui samakah makna yang disampaikan dengan yang ditangkap lawan negosiasi bisnis kita.

5. Evaluasi, perlu untuk menilai apakah tujuan berkomunikasi/negosiasi sudah tercapai, apakah perlu diadakan lagi, atau perlu menggunakan cara-cara untuk mencapai hasil yang lebih baik.

Meskipun pesan yang disampaikan dapat diterima dengan baik, bukan berarti hasil yang diharapkan akan diperoleh sesuai dengan yang direncanakan semula. Yang sering terjadi justru perbedaan pandangan terhadap cara penyelesaian masalah antara pemberi dan penerima pesan. Sehingga diperlukan pembicaraan lebih lanjut, yang memerlukan perjuangan tersendiri bagi pengirim pesan dalam menyampaikan dan memenangkan pendapatnya.

Kalau terjadi adu pendapat antara negosiator dengan pihak lawan maka timbul dorongan untuk menang. Keinginan untuk menang di satu sisi dengan mengabaikan kekalahan dipihak lainnya, biasanya sulit tercapai. Untuk itu digunakan strategi menang-menang (win-win solution). Artinya ada sebagian keinginan kita yang dikorbankan dengan mengharapkan pihak lawan juga akan mengorbankan hal yang sama, sehingga kesepakatan di antara kedua belah pihak dapat tercapai.

Materi Bab 13 : Komunikasi Dalam Tulisan

13.1 Penulisan kabar atau berita

Menulis berita merupakan suatu upaya menyampaikan kabar atau sebuah informasi mengenai sesuatu hal atau kejadian dalam bentuk tertulis. Seorang penulis berita yang baik dapat menuliskan sebuah berita dengan lengkap dan komunikatif, sehingga pembaca berita dapat memahami segala sesuatu yang disampaikan dalam berita tanpa kesulitan dan tanpa adanya kesalahan tafsir. Apakah semua peristiwa dapat atau layak untuk dijadikan sebuah berita? Seorang penulis berita akan memilih mana peristiwa atau perihal yang layak untuk dijadikan berita.

Hal pertama yang harus kalian lakukan untuk meliput peristiwa tersebut menjadi sebuah berita adalah mencatat semua informasi berkaitan dengan unsur-unsur kelengkapan berita. Adapun kelengkapan dalam sebuah berita meliputi unsur-unsur pertanyaan (5W+1H) apa, siapa, kapan, di mana, mengapa, dan bagaimana, terkait isi berita.

13.2 Penulisan pesan pesan persuasive

Persuasif merupakan suatu usaha mengubah sikap, kepercayaan, atau tindakan audiens untuk mencapai suatu tujuan. Secara sederhana, persuasif yang efektif adalah kemampuan untuk menyampaikan suatu pesan di dalam suatu cara yang membuat audiens (pembaca atau pendengar) merasa mempunyaipilihan dan membuat mereka setuju. Penyampaian pesan – pesan persuasif dapat diterapkan untuk kepentingan internal dan eksternal.

Didalam suatu organisasi, pesan-pesan persuasif dimaksudkan untuk menjual ide/gagasan kepada orang lain, memberi saran agar prosedur operasional lebih efisien, mengumpulkan suatu dukungan untuk kegiatan tertentu, dan untuk meminta bantuan dana bagi pembiayaan suatu proyek tertentu.

1.      Analisis Audien

Penyampaian pesan – pesan persuasif yang terbaik adalah dengan cara menghubungkan suatu pesan dengan minat dan hasrat audiens. Untuk mengakomodasikan perbedaan individual, analisis audiens anda dan kemudian susunlah suatu pesan yang dapat menjadi daya tarik bagi kebutuhan mereka.

2.      Pertimbangan Perbedaan Budaya

Pemahaman terhadap perbedaan budaya yang ada bukan saja akan membantu dalam memuaskan kebutuhan audiens, tetapi juga akan membantu bagaimana mereka respek terhadap anda.

3.      Memilih Pendekatan Organisasional

Dalam hal ini, kita dapat menggunakan pendekatan organisasional tak langsung dalam menyampaikan pesan – pesan persuasif. Akan tetapi jika audiens adalah objektif, atau jika kita tahu bahwa mereka suka mendengan pesan yang disampaikan secara langsung, maka bisa menggunakan pendekatan operasional langsung .

13.3 Korespondensi (surat menyurat)

Korespondensi adalah kegiatan penyampaian pesan berupa surat antara pihak-pihak yang terkait didalamnya baik itu mengatasnamakan instansi ataupun perseorangan. Korespondensi dapat juga disebut sebagai kegiatan surat menyurat. Sedangankan untuk pihak yang terkait disebut dengan koresponden.

Salah satu media yang digunakan dalam korespondesi ialah surat. Surat ialah sarana penyampaian pesan dari pengirim kepada penerima secara tertulis dan memiliki prosedur tersendiri dalam penulisannya. Surat memiliki peranan penting dalam menciptakan hubungan antara pihak-pihak terkait. Untuk itu, penulisan surat haruslah sesuai dengan kaidah-kaidah yang berlaku baik dari segi bahasanya maupun dari segi tata letaknya.

Ciri-ciri Surat :

1.      Pesannya berupa tulisan

2.      Terdapat isi pesan yang menjadi pokok pembicaraan

3.      Penulisannya mengikuti aturan tertentu

4.      Gaya bahasa sesuai dengan jenis surat

5.      Terdapat informasi mengenai pihak yang terkait

Fungsi Surat :

1.      Sebagai penyampai pesan

2.      Sebagai wakil atau delegasi pengirim

3.      Sebagai pedoman atau petunjuk suatu hal

4.      Sebagai bukti tertulis

5.      Sebagai alat pengingat

6.      Sebagai dokumen penting

Bagian-bagian Surat :

Bagian surat tidaklah sama semua, karena setiap jenis surat memiliki bagian-bagiannya sendiri. Namun ada beberapa bagian yang umumnya ada dalam sebuah surat. Bagian tersebut ialah:

1.      Informasi pengirim atau kop surat

2.      Atribut surat (tanggal, nomor, dan perihal surat)

3.      Penerima surat

4.      Alamat tujuan surat

5.      Pembuka surat

6.      Isi surat

7.      Penutup surat

8.      Identitas pengirim (tanda tangan, nama lengkap, dan jabatan)

9.      Tambahan (lampiran, tembusan dan pengonsep)

Daftar Pustaka :

Nawangsari, Sri. (1997). Komunikasi Bisnis. Jakarta: Gunadarma.

Yuliantri, R. A., M.Pd. (n.d.). Etika dan Komunikasi Wawancara. Retrieved May 11, 2016,fromhttps://www.google.co.id/urlsa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=2&cad=rja&uact=8&ved=0ahUKEwiRw5L4p9LMAhVFHJQKHbxbDogQFggiMAE&url=http://staff.uny.ac.id/sites/default/files/pendidikan/Rhoma%20Dwi%20Aria%20Yuliantri,%20S.Pd.,%20M.Pd./Etika%20dan%20Komunikasi%20Wawancara.pdf&usg=AFQjCNE0VTrtKdAo1RhDQvxkYZE6uyi2rQ&sig2=5iQm79N-PjyMgN9Sig3oIw

Ristianti, N. S. (n.d.). Wawancara dan Penggalian Informasi secara Lisan. Retrieved May 11, 2016, from http://www.academia.edu/9457366/kuliah_teknik_komunikasi_wawancara

Anom, Erman., MM. (n.d.). Komunikasi dalam Negosiasi Bisnis. Retrieved May 11, 2016, from http://www.esaunggul.ac.id/article/komunikasi-dalam-negosiasi-bisnis/

http://sarahsungkar.blogspot.co.id/2016/05/komunikasi-lisan-dan-negosiasi.html

Firman, Akbar. Penulisan Pesan-Pesan Persuasif. retrieved 26 May 2016 from http://www.infokekinian.com/penulisan-pesan-pesan-persuasif-makalah-komunikasi-bisnis/

http://www.siyusuf.com/2015/05/pengertian-korespondensi-dan-surat.html

http://www.berpendidikan.com/2015/11/contoh-cara-membuat-dan-langkah-langkah-menulis-teks-berita.html

https://sintakusumawardhani.wordpress.com/2017/12/01/komunikasi-bisnis-materi-13-komunikasi-dalam-tulisan/

Nama Kelompok:

Ayu Rezha Pahlevi

Hesilya

Ilham Saputra

Imron Saputra